Datenschutzerklärung

Entwurf – Stand: 5. Oktober 2026. Vor Veröffentlichung sind die Angaben zum örtlichen AVS-Verfahren, zu Serverprotokollen, externen Schriftdateien und zum Newsletterversand zu vervollständigen. Die beschriebenen Löschfristen müssen auch praktisch umgesetzt werden.

1. Verantwortliche

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:
Sarah Koch – Gehlhaus & Koch Ferienwohnungen
Peter-Hille-Weg 9–11
33184 Altenbeken, Deutschland
Telefon: +49 172 7913339
E-Mail: kontakt@ferien-an-der-see.info

2. Besuch unserer Website und Hosting

Unsere Website und der E-Mail-Versand werden über Alfahosting GmbH bereitgestellt. Für die Auslieferung der Website werden insbesondere Ihre IP-Adresse und technische Verbindungsdaten verarbeitet. Serverprotokolle können außerdem Datum und Uhrzeit, aufgerufene Dateien, Browser- und Betriebssysteminformationen sowie die zuvor besuchte Seite enthalten. Die Verarbeitung dient der Bereitstellung, Stabilität und Sicherheit unseres Internetangebots. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht im sicheren Betrieb der Website.

Details zum Anbieter: Datenschutz bei Alfahosting. Die konkrete Protokollierung und Speicherdauer sind vor Veröffentlichung anhand des verwendeten Hosting-Tarifs zu ergänzen.

3. Kontakt und Anfragen

Wenn Sie uns per E-Mail, telefonisch oder über einen Messenger kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten und den Inhalt Ihrer Nachricht zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Bei einer Anfrage zu einem Aufenthalt erfolgt dies nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO zur Vorbereitung oder Durchführung eines Vertrags. Bei sonstigen Anliegen ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser Interesse ist die Beantwortung Ihrer Nachricht. Für die Übermittlung über SMS, Threema oder Signal verarbeitet auch der jeweilige Kommunikationsanbieter Daten nach seinen eigenen Datenschutzbedingungen. Die Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon ist alternativ möglich.

4. Onlinebuchung

Bei einer Onlinebuchung verarbeiten wir insbesondere Anrede, Vor- und Nachname, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, ausgewählte Ferienwohnung, Reisezeitraum, Anzahl und Altersgruppen der Reisenden, gewünschte Zusatzleistungen, Preisangaben und Ihre optionalen Bemerkungen. Außerdem werden Buchungsstatus, Zeitpunkte und Bestätigungstoken gespeichert. Die Daten dienen der Verfügbarkeitsprüfung, Reservierung, Buchungsabwicklung, Kommunikation und Abrechnung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO und, soweit gesetzliche Pflichten bestehen, Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO.

Die für den Vertrag erforderlichen Angaben sind im Formular gekennzeichnet. Ohne diese Angaben können wir die Onlinebuchung nicht bearbeiten. Angaben im Bemerkungsfeld sind freiwillig. Ein zeitlich befristeter Bestätigungslink wird per E-Mail versendet. Der Ablauf eines Links bedeutet nicht die sofortige Löschung der Buchungsdaten.

5. Gästekarten und AVS

Für die Abwicklung von Gästekarten und des örtlichen Meldeverfahrens übermitteln wir Vorname, Nachname, Anschrift, Geburtsdatum sowie Anreise- und Abreisedatum über das AVS-System. Technischer Anbieter ist die AVS Abrechnungs- und Verwaltungs-Systeme GmbH. Die Verarbeitung dient der Ausstellung von Gästekarten sowie der Erfüllung der im jeweiligen Fall einschlägigen örtlichen Abgaben- und Meldepflichten. Soweit sie hierfür gesetzlich erforderlich ist, erfolgt sie nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO; für vertraglich erforderliche Leistungen nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO.

Vor Veröffentlichung sind die konkret zuständige Gemeinde beziehungsweise Tourismusorganisation, die maßgebliche örtliche Rechtsgrundlage, die Rollen der Beteiligten sowie die dort geltenden Aufbewahrungsfristen zu ergänzen. Weitere Informationen zum technischen Anbieter: AVS.

6. Informationen und Angebote per E-Mail

Soweit Sie hierzu ausdrücklich eingewilligt haben, senden wir Ihnen Informationen und Angebote zu unseren Ferienwohnungen. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen, insbesondere über die Abmeldemöglichkeit in einer Werbe-E-Mail oder durch eine Nachricht an kontakt@ferien-an-der-see.info. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf bleibt unberührt.

Eine Buchung allein gilt nicht als Newsletter-Einwilligung. Die konkrete Anmeldung und der Nachweis der Einwilligung sind vor Beginn des Newsletterversands festzulegen. Falls eine gesetzlich zulässige Bestandskundenwerbung nach § 7 Abs. 3 UWG genutzt werden soll, ist dieses Verfahren gesondert zu prüfen und in dieser Erklärung zu beschreiben.

7. Speicherdauer

• Anfragen ohne Buchung: höchstens ein Jahr nach abschließender Bearbeitung, soweit die weitere Speicherung für nachvollziehbare Rückfragen erforderlich ist. Entfällt dieser Zweck früher, werden die Daten früher gelöscht. Gesetzlich aufzubewahrende Geschäftskorrespondenz bleibt hiervon ausgenommen.
• Unbestätigte Buchungen: nach Ablauf des Bestätigungszeitraums nur so lange, wie dies zur Bearbeitung konkreter Rückfragen oder zur Abwehr beziehungsweise Aufklärung von Missbrauch erforderlich ist, längstens ein Jahr. Eine zwecklose Aufbewahrung für das volle Jahr erfolgt nicht.
• Abgeschlossene Buchungen: Vertragsdaten werden für die Durchführung und Abwicklung des Aufenthalts gespeichert. Anschließend werden nur die für Aufbewahrungspflichten oder die Geltendmachung beziehungsweise Abwehr von Ansprüchen erforderlichen Unterlagen aufbewahrt. Gesetzliche Fristen betragen je nach Unterlagenart regelmäßig sechs Jahre für Geschäftsbriefe, acht Jahre für Buchungsbelege und zehn Jahre für bestimmte Bücher und Aufzeichnungen. Diese Fristen gelten nicht pauschal für sämtliche Gästedaten.
• Newsletterdaten: solange eine wirksame Einwilligung besteht und der Versandzweck fortbesteht, im vorgesehenen Verfahren höchstens zehn Jahre. Bei Widerruf oder Abmeldung endet die Nutzung für Werbung sofort. Notwendige Einwilligungsnachweise und eine minimale Sperrinformation können gesondert aufbewahrt werden, soweit dies zur Wahrung rechtlicher Ansprüche oder zur Beachtung des Widerspruchs erforderlich ist.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen beginnen nach den jeweils einschlägigen Vorschriften, regelmäßig mit Ablauf des maßgeblichen Kalenderjahres. Bei laufenden Verfahren kann eine längere Aufbewahrung erforderlich sein. Daten, die nur noch gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen, werden nicht weiter für Werbung verwendet.

8. Externe Links, Icons und Tracking

Unsere Website verwendet derzeit keine Analyse- oder Werbetrackingdienste. Karten, Videos und Ausflugsanbieter sind lediglich verlinkt. Beim Öffnen eines externen Links verlassen Sie unsere Website; dann gelten die Datenschutzbedingungen des jeweiligen Anbieters.

Für die Darstellung von Icons werden derzeit Font-Awesome-Dateien über cdnjs.cloudflare.com geladen. Dabei wird eine Verbindung zu einem externen Server hergestellt und insbesondere Ihre IP-Adresse übermittelt. Vor Veröffentlichung müssen die erforderlichen Angaben zu Anbieter, Rechtsgrundlage, Speicherdauer und möglichen Drittlandübermittlungen vervollständigt oder die Icon-Dateien lokal eingebunden werden.

9. Empfänger und automatisierte Entscheidungen

Daten erhalten, soweit für die genannten Zwecke erforderlich, technische Hosting- und Kommunikationsdienstleister, die am Gästekartenverfahren beteiligten Stellen sowie Behörden, wenn eine gesetzliche Verpflichtung besteht. Die Berechnung von Preisen und die Prüfung der Verfügbarkeit dienen der Buchungsabwicklung. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

10. Ihre Rechte

Sie haben unter den gesetzlichen Voraussetzungen ein Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Widerspruch: Gegen eine Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation Widerspruch einlegen. Gegen die Verarbeitung für Direktwerbung können Sie jederzeit Widerspruch einlegen; die Daten werden dann nicht mehr für diesen Zweck verarbeitet.

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an Ihrem Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder am Ort eines vermuteten Verstoßes. Für die Verantwortliche in Nordrhein-Westfalen ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen eine Anlaufstelle.